Option field type vs. State Management

I do not like to use the Option field type for two reasons:

  • If you want to use, or replicate, the same field in others tables, you must remember where you have the same field because if you make a change you must replicate this change to all other tables.
  • If you add a new option, you must add it to the end to avoid that all your code point to a wrong option. To avoid it, you can do two things. The first is to save all your code in text format, add the option, load the text code, fix it and compile it. The second is to use numeric values instead the text options, like IF myTable.Status = 4 THEN instead of IF myTable.Status = myTable.Status::Sent THEN

The above mentioned has given me more than one headache in situations where I had the same field in multiple tables and I have had to add one or several options, because most likely all code compiles and does not give any error, but really is not correct.

State Management. The Basis

Due to this, I have been using a homemade functionality that I have called “State Control”. The “State Control” not only allows me to prevent against the annoying effects of add a new state to the flow control but it permits to the end user to change them (as long as it has not effect in the logic). Furthermore we can add a little of workflow behaviour, how we will see later.

The “State Control” prevents against the annoying effects of add a new state to the flow control

It is very simple. We start with two tables, one table to define the flow of state, and other for to control of the “current” state of something. Let us see it with an example.

table1

We are going to use the fixed description (with the hope that it is not going to change) in the code, and we could use the free description to paint it on the page or factbox.

table2

The state control table has relation of 1:1 with any other table of the system. The state control code can be the primary key of the related table. Although could also be a code auto-generated and linked with the table to control its states.

code1

This is an example of how we can write code similar to the Option field type.

Later, if someone want to add some state to the flow it is such easy as add a register into State Flow table, like follow.

table3

And, of course, your code has remained intact.
Now, you can add the code for the new state.

code2

Furthermore, the same state flow can be reused as many times as you want.

State Management. Adding more functionality

To make the “State Control” more useful we are going to add some columns in the State Flow table.

table4

First of all, we need add some code to the table we want to control the state.

code3

table5

And, optionally, we can move to backward and forward.

code4

table6

Even we can offer to user, across a standard dialog page, for he choose one.

code5

table7

And put it to the state appropriate.

code6

table8

We can also ask the “State Control” for the states we can move, using the “States Admitted”.

code7

Also, we can have a Codeunit subscribed to State Control Management CU for to program the business logic needed.

code8

In this example, something or someone wanted to change the state of a Ticket to Solved and a business rule has prevented it and send it to Cancelled state, because the customer had overdue balance.

table9

Finally we need a Factbox to display information about the state of control. Something like this.

state-control

State Management. To finish

A lot of new things can be make over the “State Control” functionality. Here I put a few of them.

Expirations
When a register of the State Control table has no changes for more than an established period of time, established in State Flow table, a background process can automatically change its state to another state like waiting state or something like that.

Notifications
In the State Flow table we could add a check to indicate that someone (the owner, the customer, the manager, etc.) should be notified, and of course, point out where this person can be found.

By this way, when the State Control Management CU make a change of state, automatically will send a notification to whom corresponds or raise an event.

Approvals
From the previous feature, or similar to the previous feature, we could force that a third people must approve a register of the State Control table for allow the change of the state.

Log
Every time a register of the State Control changes, we could write in a State Control Log table and we could write down who and when the change of the state was realized.

Times
From the State Control Log table we could determine how long a State Control has stayed in a determinate state, or who has less things in a determinate state, for example.

Progress
A panel that shows the percentage of completion with two lists, one that shows the stages completed and other that show stages pending.

 

NOTE: This is my first post written in English. I am apology for the mistakes.

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Microsoft Flow: ¿Quiere recibir un email cuando se cree un nuevo pedido en NAV?

Vamos a ver un ejemplo como utilizando Microsoft Flow, conectado a nuestro Dynamics NAV y utilizando el correo electrónico, podemos notificar a quien queramos de cosas que suceden, por ejemplo al crear un nuevo pedido.01

En primer lugar deberemos dirigirnos a Microsoft Flow y, mediante nuestra cuenta empresarial de Office 365 o nuestra cuenta personal de Outlook.com, acceder a la plataforma.

Seguidamente deberemos crear 2 conexiones, una a Dynamics NAV y otra a una plataforma de correo electrónico que nos permita enviar mensajes. En mi caso voy a usar Outlook.com, que es la misma que he utilizado para acceder a la plataforma.

Vamos con la primera de ellas. Nos dirijimos a Conexiones.02

Y acto seguido, creamos la conexión.
03

Al crear una nueva conexión deberemos buscar Microsoft Dynamics NAV entre la lista de servicios.

04

Y posteriormente indicar los parámetros de conexión al servicio de publicación oData. Si lo desea puede utilizar el Navision publicado en Navitecnia para hacer esta prueba. Si decide utilizar el suyo propio deberá reemplazar las URLs, usuarios y contraseñas aquí indicados.
05

Los datos de conexión al Navision de demo de Navitecnia son:

OData Feed URL: http://nav.navitecnia.com/UNSECURE/OData/
Username: Navitecnia
Password: Navitecnia2017
Company: Cronus España S.A.

Luego debemos crear la segunda conexión a una plataforma de envío de correo electrónico, que como he mencionado, en mi caso voy a utilizar Outlook en la que, evidentemente, deberé autentificarme con mis datos de acceso.06

Bien, y ahora ya podemos crear el flujo.
06.PNG

Elijo crear plantilla desde cero, busco desencadenadores para Dynamics NAV y escojo el desencadenador de cuando se cree un registro.08

Y luego al “estirar” del Table Name, escojo Sales Order.09.PNG

Al añadir un nuevo paso, tengo 2 opciones, añadir nueva acción o añadir nueva condición. Este último caso podría utilizarlo, por ejemplo, para ser notificado de los pedidos que vengan de la web, si tengo manera de descriminarlos.11.PNG

Y está claro que al añadir una condición voy a tener 2 resultados: verdadero o falso. Entonces puedo indicarle la acción a ejecutar en cada caso.12

Voy a indicarle qué acción ejecutar en caso de que la condición sea verdadera. Y le voy a ordenar que envie un email a través de Outlook.13

Le mandamos un email a administración para que, antes de nada, comprueba el pago.14

Y si la condición es negativa, le mandamos un email a almacén para que proceda con el envío.
15.PNG

Así es como queda finalmente mi flujo.16.PNG

Finalmente, solo nos queda probar si funciona. Para ello voy a Dynamics NAV a crear un pedido.17.PNG

Y efectivamente, al momento me llega un email notificándome de la creación del pedido.18

Como podeis observar, la cantidad de cosas a hacer es muy grande ya que en este ejemplo me he limitado a enviar un email pero se pueden hacer otras muchas acciones.

Solo añadir que personalmente me gustaría que existiera una opción de “crear registro en NAV” o “ejecutar WS en NAV” para que la interacción en el flujo fuera completa, aunque espero que en un futuro la haya.

 

¿Modifico código o hago una extensión?

Los problemas del Open Source

Con el fin de permitir la alteración del código estándar, desde siempre, Dynamics NAV ha sido open source, lo cual ha le ha otorgado una aurea de simplicidad precisamente debido a lo sencillo de alterar dicho código.

El código se alberga en la misma base de datos de Dynamics NAV sin ofuscar, con lo que el acceso a dicho código por parte de terceros, otros partners por ejemplo, ha sido siempre posible.

Éste, siempre ha sido un punto de discordia referente a la propiedad intelectual, ya que utilizar este código en beneficio propio por parte de otro distinto al creador, en España, es “causa penal”.

Como es lógico este modelo tiene ventajas e inconvenientes. La principal ventaja es la simplicidad nombrada anteriormente, además de la libertad del cliente final a la hora de sustituir a su proveedor. El principal inconveniente es el “upgrade” y cambios de versión del sistema. Recordemos que Microsoft está liberando un upgrade mensual.

Aunque Microsoft ha trabajado mucho en estos últimos tiempos en aras de favorecer la migración de código, no se ha conseguido automatizar al 100%, con lo que unos días de parada del sistema y la intervención de un técnico siempre es requerida.

Mucha parte de la “beauty of simplicity” de Dynamics NAV ha sido debido a su modelo Open Source

¿Sería Closed Source la solución?

El lenguaje de programación de Dynamics NAV, C/AL, no está orientado a objetos con lo que los programadores de Dynamics NAV no podemos ni sustituir ni complementar lo que el código estándar hace mediante la herencia de clases estándar en nuestras propias clases.

Sin embargo, C/AL está orientado a eventos, lo que significa que la mayoría de cosas que pasan durante la ejecución, desencadenan un evento, como por ejemplo: abrir o cerrar un formulario, insertar un registro en una tabla, modificar la información de un determinado campo, el registro de una factura, y así muchísimas más. Es lo que Microsoft ha denominado como Eventing.

Como programador ¿y si pudiera suscribirme a determinados eventos y asegurarme así ser llamado cuando ocurran? Esto me permitiría no tener que alterar el código estándar. Perfecto, esto son las extensiones. Es lo que se denomina decoupling, y este desacoplamiento permite que mi código sea totalmente independiente. Entonces, si es independiente ¿por qué debo hacerlo visible a los demás? Bienvenido a la discordia. Microsoft cierra el código de las extensiones, es decir, protege la propiedad intelectual del creador.

El modelo Closed Source tiene más implicaciones que las meramente técnicas, pues el creador debería depositar el código en una agencia de Escrow.

La discordia, Open vs Closed

La discordia viene porque algunos (veteranos) profesionales de Dynamics NAV estamos enamorados de esta “beauty of simplicity” que, por el hecho de ser open source, siempre ha caracterizado a Dynamics NAV, y, aunque nos encantan las extensiones, nos aterramos si pensamos que Microsoft puede algún día llegar a prohibir modificar código estándar, aunque si bien es cierto que no hay absolutamente ninguna noticia en este sentido.

Este pensamiento está fundamentado en que actualmente Dynamics 365 (Project Madeira) tiene extensiones, algunas de ellas programadas por la propia Microsoft, y es de suponer que Dynamics NAV 2017 va a seguir el mismo camino. Con esta acción, Microsoft está dejando de publicar código abierto en Dynamics NAV, que todos podíamos ver, estudiar y modificar, para pasar a liberar funcionalidades en modo de código cerrado.

¿Es Microsoft el único creador de funcionalidad que debería programar sin utilizar el modelo de extensiones?

Entonces qué, ¿modifico código o hago una extensión?

Si modifico código, va a ser rápido y simple, con lo que será barato, hasta que llegue el momento de hacer “upgrade” donde habrá un mínimo de intervención manual para poder mover dicho código. Con lo que lo de barato no va a ser cierto.

Si modifico código, va a facilitar que el cliente final pueda fácilmente cambiarse de partner, aunque esto podría entrar en conflicto con las leyes sobre protección de la propiedad intelectual.

Si hago una extensión, será algo más complejo de desarrollar, pero como anuncia la técnica del decoupling, tendré un código independiente que no altera el código estándar con lo que se está garantizando que los futuros upgrades serán 100% automáticos, sin intervención humana.

Además, como creador, estaré protegiendo mi propiedad intelectual aunque seguramente esto puede dificultar el hecho de que el cliente final pueda cambiar de partner al no tener el código fuente. Eso sí, deberé depositarlo en una agencia de Escrow.

¿Supondrá el modelo de extensiones otro cambio importante como lo fue el paso de Classic a Roles?

Mi opinión personal

Mi opinión personal es que las extensiones son fantásticas para los ISV, ya que favorecen la repetibilidad, su despliegue en multitenant y protegen la propiedad intelectual.

Son medianamente fantásticas para los VAR, ya que en ocasiones requieren lo mismo que un ISV, pero en ocasiones necesitan la “simplicity”, es decir, solucionarlo ahora, rápido y tocando código estándar que de otra manera sería imposible. Es decir, se necesita acceso al código fuente estándar para siempre. Sobre todo en los upgrades.

Son nefastas si las utiliza Microsoft, ya que desde siempre ha liberado funcionalidad en modo Open Source estándar, el cual podemos estudiar y alterar si conviene. Las extensiones, en este caso, no aportan ninguna ventaja.

Y para el cliente, depende. Si su solución se basa en un vertical especializado de un ISV seguramente le interesará el modelo de extensiones, ya que favorece la continua actualización y evolución independiente tanto de Dynamics NAV estándar como del vertical, al estar ambos “decoupled”.

Si su solución se basa en una personalización, es probable que lo que más le interese sea disponer del código fuente para asegurar la evolución de su Dynamics NAV. En este punto creo que lo más conveniente es el modelo de extensiones, por los motivos expuestos en el párrafo anterior, pero disponiendo del código fuente.

Como mantener la sincronía del código compilado que se está ejecutando con el código fuente entregado al cliente es complicado y difícil de comprobar por el cliente, éste debe ser cauteloso. Si no tiene la certeza de que este punto se va a cumplir, opte por el sistema tradicional, es decir, sin el uso de extensiones.

Liderazgo / Dirección de proyectos

Existen ciertos comportamientos de la condición humana que pueden alterar inevitablemente los tiempos y el propio desarrollo de las tareas de un proyecto. Navegando me encontré con este post de Diseño Social en el que he hallado algo de ciencia con la que acompañar mi exposición.

Primer error al repartir las tareas: ¿cómo identificar correctamente los individuos a los que encomendar la ejecución de determinadas tareas de un proyecto?

El efecto Dunning-Kruger dice que los individuos con escasa habilidad o conocimientos sufren de un sentimiento de superioridad ilusorio, considerándose más inteligentes que otras personas más preparadas, midiendo incorrectamente su habilidad por encima de lo real, por el contrario, los individuos altamente cualificados tienden a subestimar su competencia relativa, asumiendo erróneamente que las tareas que son fáciles para ellos también son fáciles para otros.

Dunning-Kruger: los individuos con escasas habilidades sufren de un sentimiento de superioridad ilusorio, por el contrario, los individuos altamente cualificados tienden a asumir que las tareas que son fáciles para ellos también son fáciles para otros.

Como director de proyectos, al repartir las tareas, seguramente alinearas los requerimientos con las habilidades de cada individuo pero ten cuidado, podrías estar afectado tanto por la primera parte del efecto Dunning-Kruger como de la segunda.

Por la primera porque podrías encomendar trabajos a la persona que da la sensación que es la que más sabe sobre algo porque así lo aparenta. Y por la segunda porque podrías pensar que si para ti es una tarea fácil también lo va a ser para los demás.

La solución no es otra que conocer muy bien al equipo, saber de lo que es capaz cada uno de sus integrantes y fomentar por todos los medios la compartición de conocimientos entre ellos.

Segundo error al establecer los tiempos: ¿por qué las tareas de un proyecto siempre toman como mínimo el máximo del tiempo disponible para hacerlas? (Aún y habiendo hecho bien el enunciado anterior)

Tal como dispone la Ley de Parkinson “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Para muchos, cuando más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente y más problemas serán planteados.

Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

Podríamos añadir otra ley del mismo Parkinson que dice que “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”, lo que viene a avalar la teoría que cuando más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente, y en cambio no se dedicará, proporcionalmente, el tiempo necesario a los temas importantes.

El recurso para corregir este problema es acortar los tiempos asignados para el desarrollo de las tareas sencillas adelantando su fecha de vencimiento, de esta forma, si acaba sobrando, podrá reasignarse a las tareas complicadas o importantes.

Tercer error en la ejecución de las tareas: ¿por qué algunas de las tareas se hacen mal y hay que repetirlas? (Con lo que se va a requerir más tiempo del disponible)

En el libro Gödel, Escher, Bach: un eterno y grácil bucle, Douglas Hofstadter, enuncia una ley que ha adquirido cierta popularidad en ambientes de programación: la Ley de Hofstadter. Dicha ley dice que “hacer algo te va a llevar más tiempo de lo que piensas, incluso si tienes en cuenta la ley de Hofstadter”.

Hofstadter: hacer algo te va a llevar más tiempo de lo que piensas, incluso si tienes en cuenta la ley de Hofstadter.

De forma general, la gente va a tratar de eludir las tareas menos atractivas y empezará siempre por las más interesantes, dejando inevitablemente menos tiempo al resto de tareas que podrían haber sido catalogadas como críticas. Además, en cuanto a su realización, pondrá mayor atención en lo que sabe que va a ser inspeccionado, no en lo que tu esperas que lo haga.

Por lo tanto, al analizar la lista de tareas pendientes individualmente hay que establecer el orden de ejecución y catalogarlas por importancia.

Conclusión

Resumiendo, estos son los puntos importantes en relación con la lista de tareas de un proyecto:

  1. Establecer apropiadamente el grado de complejidad o importancia.
  2. Dividir tareas complejas grandes en otras más pequeñas, si es posible.
  3. Acortar los tiempos de las tareas sencillas y guardarlo para reasignar.
  4. Alinear requisitos de las tareas con habilidades y conocimientos individuales.
  5. Fijar el orden de ejecución.

Además, en cuanto al efecto Dunning-Kruger, y de acuerdo con el post de Diseño Social mencionado al principio, se trata de comprender que probablemente es un tema de formación:

  1. El consejo es apostar por la formación continua y de calidad para mejorar el conocimiento del capital humano y la capacidad para reconocer las carencias propias que tenemos que solucionar.
  2. Si pueden ser entrenados para mejorar sustancialmente su propio nivel de habilidad, estos individuos pueden reconocer y aceptar su falta de habilidades previa.
  3. Hay que formar al individuo tanto para que pueda entender el problema como para que se dé cuenta de verdad de que antes no lo entendía.

 

Grupos Contables en Dynamics NAV

Título: Grupos Contables en Dynamics NAV
URL: https://www.youtube.com/watch?v=jdXCK31yNF4
Nivel: Intermedio
Audiencia: Usuarios, Técnicos, Consultores
Categoría: Técnico, Funcional
Requisitos: Vídeo: Introducción al funcionamiento de Dynamics NAV

En este video se muestra el funcionamiento de los grupos contables del ERP Microsoft Dynamics NAV.

El uso (complejo) de las extensiones en Dynamics NAV

En este momento existe un debate en la comunidad Dynamics NAV sobre si es adecuado el uso de las extensiones en las instalaciones de este ERP. Si me permiten, voy a dar mi opinión, aunque me centraré en la parte conceptual y no en la parte técnica.

Las extensiones son un nuevo componente de software que, a partir de la versión NAV 2017 y mediante la plataforma AppSource.com, pueden descargarse, instalarse y, si se desea, desinstalarse en cualquier ERP Dynamics NAV, incluido Dynamics 365, en cuestión de minutos, y ¡lo más importante! sin interferir en absoluto con el estándar de NAV y sus localizaciones, lo que permite que las actualizaciones se hagan sin ningún tipo de problema.

AppSource.com es el market-place para la distribución masiva de componentes de software para la familia Microsoft Dynamics, tanto SaaS como on-premise, que permite escoger una app, instalarla, probarla y posteriormente o bien pagarla, o desinstalarla.

Como muchos de vosotros sabéis, Dynamics NAV se caracteriza por ser Open Source. Esto tiene la ventaja que, tanto el código fuente de los nuevos desarrollos como el estándar personalizado, permanece en la base de datos, con todas las ventajas que eso conlleva para el cliente: Asegurar la inversión, posibilidad de cambio de partner, proteger el know-how frente a competidores, etc. Pero esto no es así en las extensiones, ni en consecuencia, tampoco en Dynamics 365.

Las extensiones en Dynamics NAV, por contra, son verdaderos componentes especializados, es decir, que un ISV con la experiencia y el conocimiento suficiente, invierte en su creación para luego venderlo el mayor número de veces posible mediante AppSource.com. Aquí el que asegura la inversión, la IP y el know-how es el ISV. Por tanto, no existe el código fuente en la base de datos del cliente y, consecuentemente, nadie puede tener acceso a él.

Dynamics NAV (Navision) se caracteriza por ser Open Source, sin embargo esta filosofía no se ha mantenido en las extensiones.

Es cierto que ha existido un modelo similar, denominado Add-on, que vendría a ser un mezcla de los 2 modelos expuestos arriba, pero siempre ha sido un poco complicada su distribución y posterior actualización.

Llegados a este punto, podemos establecer algunas conclusiones:


Las extensiones son válidas para componentes poco complejos pero muy específicos, como conexión con plataformas de comercio electrónico, pasarelas de pago electrónico, bancos, administración, agencias de transporte, EDI, etc.

No requieren consultoría de implantación ni formación para su puesta en marcha, tan sólo configuración. Son componentes baratos que requieren muchas ventas, con lo que su distribución a través del market-place AppSource.com es muy adecuada.


Las extensiones son válidas para verticales u horizontales, de forma que permiten la protección de la IP del ISV y su fácil instalación y actualización.

A no ser que se trate de una solución con pocos cambios y ninguna personalización su distribución a través del market-place AppSource.com es poco adecuada ya que se trata de soluciones altamente especializadas que requieren consultoría de implantación y formación para su puesta en marcha.

Si determina que su solución no es adecuada para AppSource.com, una opción interesante es desplegarla mediante Microsoft Dynamics NAV Managed Service.


Las extensiones NO son válidas para realizar personalizaciones en los procesos de la empresa usuaria ya que, como personalizaciones, es conveniente que el código fuente permanezca en posesión del cliente al formar parte de su know-how.

Aunque una opción interesante es que se realice como extensión pero el cliente debería asegurarse la entrega del código fuente aparte. Esto simplificaría las actualizaciones y permitiría a la empresa usuaria asegurar la inversión y evolución.

En estos casos no se podrá optar a su distribución a través del market-place AppSource.com.

 


Vale la pena recordar que el futuro Dynamics 365 (NAV en modo SaaS) solo va a permitir extensiones y éstas deberán estar publicadas en AppSource.com, por lo tanto, no se van a permitir personalizaciones.

Captura

Microsoft está haciendo hincapié en el uso de extensiones ya que si lo consigue vamos a tener un market-place con un extenso catálogo de componentes, muchos de ellos baratos, lo que significará muchas ventas para el ISV, y se va a terminar sufrir en las actualizaciones. Todo ventajas.

Pero está claro que aún quedan algunos conceptos no muy claros y faltará ver qué sucede en el futuro con la plataforma de Dynamics NAV, ya que el desarrollo de personalizaciones y disponer del 100% del código fuente siempre han sido una ventaja clara en las ventas de este ERP.

Microsoft está haciendo hincapié en el uso de extensiones, sin embargo da la sensación que se está yendo en contra del “beauty of simplicity” que siempre ha caracterizado a Dynamics NAV (Navision).

Por el momento no está muy claro si el uso de la plataforma en Dynamics 365 va a resultar en una ventaja o en un inconveniente para el futuro de Dynamics NAV. A esperar toca.

¿Crees que ganas suficiente respecto a lo que sabes?

Estos son los conocimientos que debes tener para ser el “Sheriff” del lugar.
A más skills, más sueldo.

Captura